Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia przetwarzanie danych w ServiceManago: na stronie servicemanago.pl i w panelu panel.servicemanago.pl. ServiceManago jest systemem do zarządzania obsługą serwisową i zgłoszeniami klientów.

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych związanych z prowadzeniem kont użytkowników i obsługą usługi jest Kacper Morawski. Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].

Firmy korzystające z ServiceManago wprowadzają również dane swoich klientów i pracowników. O celach przetwarzania tych danych decyduje dana firma. Żądania dotyczące dokumentacji serwisowej należy kierować do firmy obsługującej zgłoszenie; kontakt z administratorem ServiceManago pozwala ustalić właściwego odbiorcę żądania.

2. Jakie dane przetwarzamy i po co

• Dane konta: login, imię i nazwisko, adres e-mail, dane profilu i powiązanie z firmą — do rejestracji, logowania, zarządzania uprawnieniami i kontaktu dotyczącego usługi.
• Dane firmy oraz dane podawane podczas korzystania z systemu: dane klientów, pracowników, zgłoszenia i tickety, projekty, dokumenty, informacje magazynowe oraz korespondencja — do realizacji wybranych funkcji ServiceManago.
• Dane techniczne, takie jak adres IP, informacje o przeglądarce i zdarzeniach w systemie — do utrzymania działania i bezpieczeństwa usługi oraz rozwiązywania problemów.

Podanie danych niezbędnych do prowadzenia konta jest warunkiem korzystania z panelu. Publiczny opis aplikacji i dokumenty można czytać bez konta. Zakres danych wprowadzanych do obsługi serwisowej zależy od sposobu korzystania z systemu przez daną firmę.

3. Logowanie za pomocą konta Google

ServiceManago umożliwia opcjonalne logowanie przez Google OAuth 2.0 (OpenID Connect). Korzystamy wyłącznie z zakresów openid, email i profile.

Podczas tego logowania aplikacja może otrzymać:

• adres e-mail i informację o jego weryfikacji,
• nazwę profilu, imię i nazwisko,
• zdjęcie profilowe, jeśli jest dostępne w odpowiedzi Google,
• techniczny identyfikator konta Google.

Dane otrzymane z Google służą wyłącznie identyfikacji użytkownika, utworzeniu lub powiązaniu konta ServiceManago oraz uwierzytelnianiu i logowaniu. Rejestracja wymaga dokończenia formularza w ServiceManago. Identyfikator Google pozwala rozpoznać powiązane konto; dane profilu mogą wypełnić formularz rejestracji. Obecna integracja nie zapisuje zdjęcia profilowego Google jako awatara użytkownika.

W ramach tego logowania ServiceManago nie uzyskuje dostępu do Gmaila, Google Drive, Google Calendar, kontaktów, plików użytkownika ani innych prywatnych usług Google.

Dane uzyskane z Google nie są sprzedawane, nie są udostępniane reklamodawcom i nie są wykorzystywane do reklamy profilowanej.

Możesz odwołać dostęp ServiceManago w ustawieniach połączeń konta Google. Odwołanie dostępu nie jest równoznaczne z usunięciem konta ani wcześniej zapisanych danych w ServiceManago. Aby je usunąć, skontaktuj się z administratorem.

4. Podstawy i odbiorcy danych

Dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy o korzystanie z usługi przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Obowiązki prawne, w tym rozliczeniowe, stanowią podstawę z art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Zapewnienie bezpieczeństwa, obsługa zapytań oraz ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń opierają się na prawnie uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

W zakresie niezbędnym do świadczenia usługi dane mogą być przetwarzane przez dostawców hostingu i poczty elektronicznej oraz upoważnione osoby obsługujące system. Dostęp w obrębie firmy zależy od nadanych uprawnień. Dane mogą być przekazane organom uprawnionym na podstawie przepisów.

Opcjonalne logowanie obsługuje Google. Ochronę formularzy przed nadużyciami zapewnia Cloudflare Turnstile, który przetwarza informacje techniczne o połączeniu i przeglądarce. Korzystanie z tych dostawców może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, na zasadach i z zabezpieczeniami opisanymi w ich dokumentacji prywatności: Google i Cloudflare.

5. Przechowywanie i usuwanie danych

Dane przechowujemy tak długo, jak jest to konieczne do świadczenia usługi i prowadzenia konta. Użytkownik może zażądać usunięcia konta i danych, pisząc na [email protected].

Po usunięciu konta dane są usuwane lub anonimizowane z uwzględnieniem obowiązujących przepisów, wymagań księgowych i prawnych oraz konieczności ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dane, których zachowanie jest nadal wymagane, są przetwarzane w zakresie niezbędnym do tego celu. Usunięcie konta pracownika nie oznacza automatycznego usunięcia dokumentacji firmy, dla której pracował.

Te zasady obejmują również zapisane dane uzyskane podczas logowania Google. Nie ustalamy tu jednego okresu retencji dla wszystkich kategorii danych.

6. Twoje prawa i składanie żądań

Możesz żądać dostępu do danych, ich poprawienia, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przeniesienia, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie — w przypadkach przewidzianych przepisami. Przysługuje Ci prawo złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Żądanie wyślij na [email protected], wskazując konto oraz zakres żądania. Nie przesyłaj hasła. W razie potrzeby poprosimy o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość i uprawnienie do danych.

7. Sesja, ustawienia, cookies i bezpieczeństwo

Panel korzysta z plików cookie sesji potrzebnych do logowania, utrzymania sesji i zabezpieczenia formularzy. Ustawienia interfejsu, np. motyw kolorystyczny, mogą być zapisywane lokalnie w przeglądarce. Zablokowanie mechanizmów sesji może uniemożliwić logowanie. Hasła kont lokalnych są przechowywane jako skróty, a połączenie z publiczną usługą odbywa się przez HTTPS.

Publiczna strona informacyjna ServiceManago nie wykorzystuje cookies reklamowych ani analitycznych. Zapamiętanie zamknięcia komunikatu o cookies jest przechowywane lokalnie w przeglądarce jako ustawienie sm_cookie_notice_ack_v1 i nie służy do śledzenia użytkownika.

8. Aktualizacja polityki

Aktualna polityka jest dostępna pod tym adresem i przez link na stronie głównej oraz stronie rejestracji. Zmiany sposobu działania usługi mogą wymagać aktualizacji tego dokumentu.